Caso de estudio · Inventario y retail
Stockwise
Sistema de inventario inteligente con IA
Cómo una cadena de 60 farmacias dejó de perder $1.200M COP al año en mermas, agotamientos y exceso de stock — con un sistema de IA que predice, recomienda y audita por su cuenta.
−42%
Pérdidas y mermas
+28%
Rotación de inventario
99.2%
Precisión del stock
4.8×
ROI en 12 meses
01 · El cliente
Una cadena consolidada con 60 farmacias y 18.000 SKU
Farmacias Vital
Colombia · 60 sucursales
Cadena con presencia en 6 departamentos, 18.000 SKU activos, 320 empleados, atención farmacéutica + venta libre + dermocosmética. Bodega central en Medellín.
Sucursales
60 puntos en 6 departamentos
SKU activos
18.000 productos
Empleados
320 personas
Bodega central
2.400 m² · Medellín
Ventas anuales
$78.000M COP
Mermas (antes)
~1.5% / $1.200M COP año
Sistemas legacy
ERP local + Excel + planillas
Auditoría
2 personas full-time
Reporte
Mensual, 5 días de atraso
02 · El problema
Un negocio rentable que sangraba en silencio
Vital crecía en ventas pero la operación era manual. El stock real nunca coincidía con el sistema, las compras se hacían "al ojo", y los productos de alta demanda se agotaban en algunas sedes mientras en otras vencían sin venderse. Las mermas crecían año a año sin que nadie supiera de dónde.
Diferencias físicas vs sistema
Hasta 11% de los SKU tenían discrepancia entre lo que el sistema mostraba y lo que había.
Agotamientos frecuentes
32% de los productos críticos se agotaban al menos una vez al mes en alguna sede.
Exceso de stock
17% del valor del inventario estaba en productos de baja rotación.
Compras intuitivas
El equipo de compras decidía con olfato, no con datos.
Mermas y robos sin detectar
No había forma de identificar patrones de pérdida en tiempo real.
Reportes tarde y pesados
Cada cierre mensual tomaba 5 días, con cifras ya viejas.
03 · Objetivos
Lo que Stockwise debía lograr
Precisión >99% en tiempo real
Que el stock del sistema sea el stock real, siempre.
Predicción de agotamientos
Anticipar quiebres con 7-14 días de antelación por SKU y sede.
Compras automáticas
Recomendaciones diarias basadas en demanda real, no en intuición.
Detección de mermas
Identificar patrones anómalos de pérdida en horas, no en meses.
Optimización de rotación
Mover productos lentos antes de que venzan; priorizar los de alta rotación.
Reportes en tiempo real
Cero esperas. KPIs vivos para los directivos.
04 · Funcionamiento
Del ingreso del producto al estante, todo conectado
Ingreso de mercancía
El producto llega a bodega o sede. Se escanea con lector (código de barras / QR) o se identifica con visión por computadora desde la cámara del muelle. El sistema valida factura, lote, vencimiento y proveedor.
Actualización en tiempo real
El stock se actualiza al instante en todas las vistas (panel, app móvil, ERP). Si hay diferencia con la OC, se genera una alerta para el comprador.
Distribución inteligente
La IA propone la distribución óptima a las 60 sedes según demanda histórica, predicción de venta y stock actual de cada sede.
Venta o salida
Cada venta (POS, mostrador, e-commerce) descuenta el SKU en tiempo real. Las transferencias entre sedes se registran con doble validación.
Predicción continua
Cada hora, un modelo recalcula la demanda esperada de cada SKU por sede para los próximos 14 días. Detecta agotamientos antes de que ocurran.
Alertas y acciones
Cuando un SKU baja del umbral mínimo, el sistema genera la solicitud de compra automática al proveedor optimal (precio, plazo, calidad histórica).
Auditoría y reportes
Inventarios cíclicos guiados por IA (solo se cuentan los SKU sospechosos, no los 18.000). Reportes ejecutivos automáticos enviados diariamente al CEO.
05 · Arquitectura técnica
Modular, en la nube, escalable
Captura
Lector + QR + Visión IA
Backend
FastAPI · Node · Redis
Datos
Postgres + ClickHouse
IA
Prophet · XGBoost · ML
Interfaz
Next.js + App móvil
06 · Módulos del sistema
Dieciséis piezas que trabajan como una sola
Dashboard ejecutivo
KPIs vivos del estado del inventario, ventas, alertas y predicciones.
- ·Valor total del inventario en vivo
- ·Top 10 SKU críticos
- ·Mapa de calor por sede
- ·Alertas activas con un clic
Gestión de productos
Catálogo maestro con atributos, lotes, vencimientos y proveedores.
- ·18.000+ SKU sin lag
- ·Validación de duplicados con IA
- ·Importación masiva Excel
- ·Historial completo de cambios
Gestión de categorías
Jerarquía configurable de categorías y subcategorías.
- ·Clasificación automática por IA
- ·Reglas por categoría (mínimos, etc.)
- ·Reporting por nivel
- ·Mapeo a códigos ATC, NIIF, etc.
Gestión de bodegas
Multi-bodega con reglas de transferencia y reposición.
- ·60 sedes + bodega central
- ·Reposición automática
- ·Transferencias con doble validación
- ·Inventario por ubicación física
Gestión de proveedores
Maestro de proveedores con scoring de desempeño.
- ·Calificación automática (precio, lead time, calidad)
- ·Historial de OC
- ·Comparativo de precios
- ·Alertas de proveedor riesgoso
Gestión de compras
Órdenes de compra generadas por IA y validadas por el equipo.
- ·Recomendaciones diarias automáticas
- ·Flujo de aprobación por monto
- ·Tracking de entregas
- ·Conciliación automática de facturas
Gestión de ventas
Integración con POS de las 60 sedes en tiempo real.
- ·Descuento de stock instantáneo
- ·Reporte de ventas por sede/hora
- ·Análisis de canasta
- ·Tickets por vendedor
Control de existencias
Stock unificado entre todas las sedes y canales.
- ·Stock disponible vs comprometido
- ·Stock por lote y vencimiento
- ·Alertas de stock crítico
- ·Predicción de quiebres a 14 días
Entradas y salidas
Cada movimiento queda registrado con foto, hora y responsable.
- ·Recepción con escaneo
- ·Devoluciones
- ·Mermas justificadas
- ·Auditoría inmutable
Transferencias entre bodegas
Movimientos guiados por la IA según necesidad real.
- ·Recomendaciones automáticas
- ·Doble validación (envío/recepción)
- ·Tracking en ruta
- ·Conciliación automática
Auditoría e inventarios cíclicos
Solo cuentas lo que la IA marca como sospechoso.
- ·Inventario guiado por IA
- ·Solo 5% del SKU se cuenta por ciclo
- ·Cuadre automático
- ·Reporte de diferencias
Historial de movimientos
Cada cambio queda registrado con quién, cuándo y por qué.
- ·Búsqueda en segundos
- ·Filtros por SKU, sede, usuario
- ·Exportación a Excel/PDF
- ·Trazabilidad de lotes
Gestión de usuarios y permisos
Roles granulares con auditoría completa.
- ·Roles por sede y módulo
- ·Permisos por acción
- ·Login con MFA
- ·Bloqueo automático tras inactividad
Reportes inteligentes
Reportes ejecutivos generados por IA en lenguaje natural.
- ·Reporte diario al CEO por email
- ·Resumen ejecutivo escrito por IA
- ·Visualizaciones interactivas
- ·Exportación a PDF/Excel
Configuración del sistema
Reglas de negocio personalizables sin tocar código.
- ·Umbrales por categoría
- ·Reglas de reposición
- ·Flujos de aprobación
- ·Integraciones plug-and-play
App móvil para sede
Para el personal de mostrador: consulta de stock, recepción, ventas.
- ·Escaneo con la cámara
- ·Consulta de stock en otras sedes
- ·Recepción de mercancía
- ·Modo offline con sincronización
07 · Inteligencia Artificial
El cerebro que aprende cada día
Predicción de demanda
Modelo Prophet + XGBoost por SKU y sede. Aprende estacionalidad, tendencias, eventos.
Predicción de agotamientos
Estima días restantes de stock por SKU. Alerta con 14 días de anticipación.
Recomendación de compra
Sugiere cantidad óptima por SKU, ajustada a lead time del proveedor y presupuesto.
Clasificación ABC automática
Categoriza productos por rotación, rentabilidad y frecuencia.
Detección de pérdidas
Aprende patrones normales por sede y detecta anomalías (mermas, robos, errores).
Detección de fraude
Cruza ventas vs stock vs cajero. Detecta cuadres sospechosos.
Optimización de espacio
Recomienda layout de bodega para minimizar tiempos de picking.
Análisis de canasta
Identifica productos que se compran juntos para campañas y ubicación.
Aprendizaje continuo
Modelo se re-entrena cada noche con datos del día.
08 · Dashboard ejecutivo
El inventario en una pantalla, vivo
Stockwise · Vital · Panel en vivo
Actualizado en tiempo real
Valor inventario
$8.342M
+1.2% mes
Precisión stock
99.2%
+0.5 pts
SKU críticos
12
−68% vs mes
Alertas activas
3
−42% día
Precisión de inventario — 6 meses
Automatizaciones activas
- Reposición automática● activo
- Predicción de agotamientos● activo
- Detección de mermas● activo
- Reportes diarios al CEO● activo
- Auditoría guiada por IA● activo
09 · Antes vs Después
Antes vs. Después
Precisión de inventario
Pérdidas / mermas anuales
SKU con agotamiento al mes
Stock obsoleto (% del valor)
Tiempo de auditoría
Tiempo en reportes mensuales
Rotación de inventario
Horas manuales / mes
10 · Resultados (12 meses)
Métricas coherentes y sostenidas
−42%
Pérdidas y mermas
+28%
Rotación de inventario
99.2%
Precisión del stock
−81%
Tiempo en auditorías
−59%
Stock obsoleto
+19%
Ventas (por menos quiebres)
$500M
Ahorrados / año (COP)
4.8×
Retorno de la inversión
11 · Testimonio
"Antes pasábamos la primera semana del mes calculando lo que ya había pasado. Hoy el sistema nos dice lo que va a pasar, y nos da la decisión hecha. Stockwise no es un software — es como tener un equipo de analistas trabajando 24/7 para nosotros."
12 · Casos de uso
Diseñado para cualquier negocio con inventario
🛒 Supermercados
Multi-sede, alta rotación, control de vencimientos.
🏪 Retail y tiendas
SKU múltiples, predicción por temporada, e-commerce integrado.
💊 Farmacias
Lotes, vencimientos, regulación, integración con droguerías.
🏥 Hospitales y clínicas
Insumos médicos críticos, dispositivos, control de uso.
🍽️ Restaurantes y hoteles
Ingredientes con vencimiento, recetas, costeo automático.
🔧 Ferreterías
Múltiples categorías, miles de SKU, proveedores diversos.
🏭 Manufactura
Materia prima, productos en proceso, terminados, BOMs.
🚚 Logística y CD
Multi-bodega, transferencias, control de muelles.
💻 E-commerce
Sincronización en tiempo real con marketplaces y store.
📦 Bodegas y 3PL
Multi-cliente, picking optimizado, reportes por cliente.
13 · FAQ
Preguntas que nos hacen
¿Cuánto tiempo toma la implementación?+
Implementación base de 6 a 10 semanas para una operación de hasta 50.000 SKU. Multi-sede en 3-4 meses con datos limpios.
¿Se integra con mi ERP actual?+
Sí. Tenemos conectores para SAP, Siigo, World Office, Microsoft Business Central, Odoo y cualquier ERP con API. Para sistemas legacy hacemos integración vía archivos.
¿Necesito comprar equipos nuevos?+
No. Reutilizamos las cámaras IP, lectores y POS existentes. Si se requiere algún hardware adicional (raro), se cotiza por separado.
¿Qué tan precisa es la predicción de demanda?+
Entre 88% y 95% de precisión a 7 días, dependiendo del histórico disponible y la estabilidad del producto. Mejora cada semana con el aprendizaje continuo.
¿Funciona con productos perecederos?+
Sí. La IA considera vencimientos en cada decisión: rotación FEFO, alertas de vencimiento próximo, sugerencias de promoción para evitar mermas.
¿Es seguro mi inventario / mis datos?+
Sí. Cifrado AES-256 en reposo y TLS 1.3 en tránsito. Despliegue cloud (AWS/GCP) u on-premise según el cliente. Backups diarios. Cumple ISO 27001.
¿Qué pasa si una sede pierde internet?+
La app móvil tiene modo offline. Los movimientos se sincronizan automáticamente al recuperar conexión, sin pérdida de datos.
¿Lo puedo personalizar para mi sector?+
Sí, es modular. Cambian reglas de negocio, integraciones y configuraciones. La arquitectura, IA y módulos son los mismos para todos los sectores.
¿Cuánto está perdiendo tu negocio por inventario mal gestionado?
Te lo medimos en un diagnóstico de 15 minutos. Sin compromiso, con cifras reales de tu operación.
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